Dématérialiser la doc

Back to blogging 7/10

C’est peut-être paradoxal, mais je me suis parfois demandé si le succès de GTD ne tient pas en partie au fait qu’il suppose des investissements non seulement en temps, mais aussi en argent, et cela pour le classement des documents à conserver. On peut commencer à appliquer la méthode avec un bloc-notes, un carton en guise de boîte de réception et une corbeille pour jeter l’inutile. Mais si l’on suit David Allen dans sa quête de l’efficience s’agissant de retrouver un document classer, on va passer lourdement à la caisse. En effet, on aura besoin d’une étiqueteuse

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et d’un système de dossiers allant dans un tiroir et donc dans un meuble :

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En zélé disciple, j’ai acheté l’étiqueteuse et récupéré un élément de bureau à tiroirs. Je l’ai repeint parce que sa belle couleur vert pâle style bureau 1960 ne me plaisait pas. J’ai trouvé des dossiers papier qui ressemblaient aux manilla folders de The David. Il en faut beaucoup et ils ont représenté le poste le plus important de mon budget archives.

Pendant une année ou deux, c’était magique. Un document à classer ? Le dossier correspondant n’existe pas ? Hop ! un dossier neuf, une étiquette avec le mot-clé, et rangement par ordre alphabétique. Rapide et propre. Deux minutes, pas davantage. La magie a commencé à jouer moins bien quand mes deux tiroirs se sont retrouvés bourrés au point que je ne pouvais plus rien y glisser. Il a fallu gagner de la place en triant les dossiers et leur contenu pour jeter ce qui était devenu inutile. Et le moment est venu où j’ai dû me rendre à l’évidence: il faut acheter un nouveau meuble ou trouver une autre solution. Aucun meuble disponible en brocante, des prix de fou pour du neuf. La solution a été de consentir à un investissement dématérialisant et moins cher que deux gros tiroirs en tôle : un scanner rapide.

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Tout y passe maintenant: les factures, les coupures de presse, les décomptes, parfois des magazines entiers. Il est rapide et propre, il produit des PDF indexables et les adresse aux applications de paiement ou de classement. Je n’ai plus besoin de tiroirs ni de classeurs supplémentaires, je retrouve tout rapidement avec un ou deux mots caractéristiques du document, et si je dois produire le document sous forme papier, je l’imprime.

Ah, le plaisir de passer ensuite les factures et les bulletins de versement au destructeur de documents !

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