La productivité sans stress

Note (2013-03-20) : j’ai vraiment cru poster ce qui suit hier soir, mais j’ai rédigé en ligne et une panne de connexion WiFi m’a fait perdre presque tout le billet, à l’exception du début. J’essaie maintenant de reconstituer de mémoire ce qui a été effacé. Les gens qui ont essayé d’ouvrir le lien que j’ai tweeté ont dû se marrer : la productivité sans stress, et une page vide…

Back to blogging 5/10

Comme j’ai l’impression d’être peu performant, je lis volontiers les livres qui enseignent à faire plus en moins de temps, à s’organiser en développant une sensibilité nouvelle aux moments qu’on pourrait utiliser pour telle tâche qui attend son accomplissement, à mettre l’accent sur les vraies priorités, dans le style First Things First. Cependant, c’est David Allen et Getting Things Done (GTD) qui m’a convaincu qu’il ne suffisait plus de lire, mais qu’il fallait agir. La productivité sans stress, l’esprit comme une eau tranquille au milieu de l’action, voilà ce que j’ai voulu réaliser.

Avec GTD, on ne vous demande pas quel est le but de votre vie et comment celui-ci doit conduire vos actions les plus humblement quotidiennes (top down), on vous apprend à gérer les choses par l’autre bout, en fonction de ce qui se présente concrètement au jour le jour (bottom up).

Les idées les plus importantes (celles que j’ai retenues et que j’applique) sont les suivantes :

  • rassembler tous les documents, papiers, post-its et autres notes dans le même endroit, dans la boîte de réception. Tout ce qui arrive et qui implique quelque chose à faire doit passer par ici :

inbox

  • examiner les documents ainsi réunis un par un, en identifiant clairement s’il y a ou non une action impliquée
  • si cette action prend moins de deux minutes, l’exécuter immédiatement
  • s’il n’y a pas d’action impliquée, c’est qu’il faut jeter ou classer le document
  • si l’action impliquée prend plus de deux minutes, il faut la noter dans une liste en fonction du projet auquel elle appartient et en relation avec le contexte dans lequel elle doit être faite : dans quel lieu, avec quels outils, en relation avec quelles personnes, etc.

C’est ici qu’interviennent des outils spécifiques. Manifestement, David Allen pensait à des outils papier. Il a développé GTD durant les années 1990 et le modèle qu’il a en tête ressemble plus à un agenda classeur relié cuir d’un kilo, avec les divisions  qu’il faut, qu’à un ordinateur. D’ailleurs, son site propose des accessoires à la vente qui ont longtemps été du papier; ce n’est que récemment qu’il a dépassé le stade des conseils pour bien utiliser Outlook. Il existe maintenant des solutions logicielles qu’on peut utiliser dans une perspective GTD de manière très souple et efficace. Pour ma part, j’utilise OmniFocus dans ses trois versions iPhone, iPad et Mac, toujours synchronisées. Ce que je mets dans la boîte de réception de l’un se retrouve dans les autres, et ainsi de suite. C’est très efficace.

Mais je mentirais si je disais que mon esprit est maintenant comme une eau tranquille au milieu du feu de l’action. Dans son dernier livre, Making It All Work, David Allen reconnaît d’ailleurs que ce n’est pas facile, parce que cela suppose la maîtrise de l’ensemble du processus qu’il propose, et qu’il a d’ailleurs fait un peu évoluer par rapport à la première mouture de Getting Things Done.

Néanmoins, la mise en place d’une partie de la méthode, ne serait-ce que le premier point de mon énumération, permet déjà de réduire le stress et l’anxiété.

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